Hledání účetní firmy v rámci kraje dává smysl i v době online spolupráce: rychleji vyřešíte předání specifických dokladů, osobní schůzku, zastoupení na úřadech nebo konzultaci nad konkrétním případem. Níže je postup, který využijete jako OSVČ, malá firma i e‑shop, ať už teprve startujete, nebo měníte účetní kvůli nespokojenosti.

1) Ujasněte si, co přesně potřebujete

Než začnete obvolávat nabídky, napište si krátký seznam požadavků. Ušetří vám čas a pomůže vyfiltrovat firmy, které dělají jen část agendy.

  • Forma podnikání: OSVČ / s.r.o. / spolek – každé má jinou typickou agendu.
  • Rozsah služeb: daňová evidence vs. účetnictví, mzdy, DPH, silniční daň (pokud relevantní), přehledy, komunikace s úřady.
  • Počet dokladů a jejich typ: účtenky, přijaté faktury, vydané faktury, bankovní transakce, sklad (u e‑shopů často klíčové).
  • Jak chcete předávat doklady: papírově, sken, datové úložiště, export z e‑shopu nebo fakturačního nástroje.
  • Co je pro vás priorita: rychlost, pravidelné reporty, konzultace, nebo co nejnižší cena.

2) Vytipujte kandidáty v kraji a udělejte první filtr

Začněte seznamem 5–10 kandidátů. Hledejte v rámci svého kraje a měst, kde reálně dojedete. Kromě doporučení funguje i cílené vyhledání v katalogu firem, kde rovnou porovnáte obory, popisy služeb a kontakty.

Pro první výběr můžete využít katalog firem a zúžit výsledky na obor a lokalitu. Pokud chcete procházet přímo tematické firmy, pomůže sekce Finance a účetnictví.

Při rychlém filtru si všímejte hlavně těchto věcí:

  • Srozumitelný popis služeb: co přesně zahrnují (mzdy, DPH, zastupování, poradenství).
  • Uvedený způsob spolupráce: online/pobočka, jak řeší doklady a komunikaci.
  • Reálné kontakty a dostupnost: telefon, e‑mail, adresa, úřední hodiny nebo jasně daný proces.
  • Zaměření na váš typ podnikání: například e‑shop, služby, výroba, projektová práce.

3) Připravte si krátkou poptávku (aby šla nabídka porovnat)

Velká chyba je poslat jen „Kolik stojí účetnictví?“. Lepší je krátká poptávka na 10 řádků, kterou pošlete všem stejně. Díky tomu dostanete srovnatelné odpovědi.

Do poptávky uveďte:

  1. kraj a město (kvůli případným osobním schůzkám),
  2. forma podnikání a obor,
  3. zda jste plátce DPH,
  4. odhad počtu dokladů měsíčně (a počet bankovních účtů),
  5. zda máte zaměstnance (mzdy),
  6. jak vystavujete faktury (nástroj / e‑shop / ručně),
  7. zda potřebujete sklad nebo napojení na e‑shop,
  8. jak chcete předávat doklady,
  9. od kdy chcete začít a zda jde o převzetí od předchozí účetní,
  10. co od spolupráce čekáte (např. měsíční přehledy, konzultace).

4) Na první schůzce se ptejte na proces, ne na sliby

Dobrá účetní firma má jasný proces a umí ho vysvětlit. Ptejte se konkrétně:

  • Kdo bude váš kontakt a kdo bude dělat zástup při dovolené/nemoci?
  • Jak vypadá předání dokladů a do kdy je musíte dodat, aby stihli termíny?
  • Jak řeší chyby v dokladech: vrací je, opravují, nebo posílají seznam nejasností?
  • Jaké výstupy dostanete: jen povinné podání, nebo i průběžné informace (např. DPH, hospodářský výsledek)?
  • Jak účtují komunikaci a konzultace: je v paušálu určitý rozsah, nebo se účtuje každá minuta?
  • Jak probíhá převzetí účetnictví od předchozí účetní a co k tomu potřebují?

5) Porovnání cen: chtějte rozpad a definici „co je v ceně“

U účetnictví je běžné, že se cena skládá z více částí: základní paušál, cena za doklad, mzdy, DPH, roční závěrka, případně zastupování. Nejde o to hledat nejnižší částku, ale minimalizovat překvapení.

Nechte si napsat:

  • co je v pravidelném měsíčním paušálu,
  • co se účtuje navíc (typicky mimořádné konzultace, převzetí, roční závěrka),
  • jak se mění cena při růstu dokladů nebo při zaměstnancích,
  • jaké jsou výpovědní podmínky a předání dat při ukončení.

Pokud si chcete udělat představu o tom, jak mohou být služby v katalozích strukturované, hodí se orientačně i informace typu ceník zápisů (ne jako ceník účetních služeb, ale jako inspirace, že i u služeb je dobré mít jasně definovaný rozsah).

6) Pozor na signály, že spolupráce nebude fungovat

  • Nejasná odpovědnost: nikdo neřekne, kdo vás reálně vede a kdo podepisuje výstupy.
  • Chaotická komunikace už v poptávce: dlouhé prodlevy, odpovědi bez konkrétních údajů.
  • Neochota vysvětlit postup: účetní „to prostě udělá“, ale vy nevíte jak a kdy.
  • Extrémně nízká cena bez rozpisu: často znamená doplatky za vše mimo základ.

7) Jak si spolupráci nastavit, aby šla dlouhodobě

Jakmile vyberete firmu, dohodněte si hned na začátku rytmus spolupráce. Z praxe se osvědčuje:

  • pevný termín pro doklady (např. do 5. dne v měsíci),
  • jedno místo pro předávání (sdílené úložiště, systém, e‑mail s jasným názvoslovím),
  • krátký měsíční souhrn (co chybí, co je k doplnění, jaké budou platby),
  • seznam pravidel pro cestovní náhrady, pokladnu, soukromé platby a podobně.

Pokud účetní firmu také provozujete a chcete být dohledatelnější pro klienty z vašeho kraje, dává smysl mít kvalitně vyplněný profil v katalogu a jasně popsané služby. V takovém případě můžete využít přidání zápisu, aby vás lidé hledající lokálně našli rychleji a měli od začátku správná očekávání.

Závěr: vyberte podle procesu, kompatibility a jasných pravidel

Nejlepší účetní firma pro váš kraj není nutně ta největší ani nejlevnější. Hledejte takovou, která rozumí vašemu typu podnikání, má srozumitelný proces, umí komunikovat a dopředu vyjasní cenu i rozsah práce. Když si dáte práci s poptávkou, otázkami a nastavením spolupráce, ušetříte si během roku výrazně víc času i nervů než při improvizaci.